Home / TÀI LIỆU KẾ TOÁN / MẪU LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

MẪU LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

Việt lưu trữ chứng từ khoa học là một việc làm cần thiết tại doanh nghiệp và đặc biệt quan trọng trong công việc kế toán.  Phòng tài chính kế toán cần có quy định và cách phân loại lưu trữ chứng từ để đảm bảo chứng từ được lưu trữ đầy đủ chi tiết giúp việc bảo quản chứng từ tốt nhất. Dưới Đây là chia sẻ của chúng tôi giúp bạn lưu trữ chứng từ một cách khoa học hiệu quả trong quá trình làm việc.

 

 

I . Hệ thống tài liệu kế toán

  1. Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền .Mở một folder chia các file lưu các tài liệu sau:
  • Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ
  • Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng
  • Các tờ khai mở tài khoản ngân hàng
  • Các tờ khai xác nhận đăng ký tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế, sở kế hoạch đầu từ.
  • Các hợp đồng tiết kiệm và thanh lý hợp đồng
  • Quy định liên quan tới việc xử lý hoa hụt tiền mặt.
  1. Hồ sơ thuế
  • Tao folder lưu tờ khai thuế theo từng tháng, quý, năm
  • Chia các file lưu từng loại thuế GTGT, TNDN, TNCN, Báo cáo tài chính.
  • File lưu các giấy tờ, văn bản thuế liên quan.
  1. Hồ sơ lương
  • Tạo một folder lương cho từng năm để lưu theo từng năm
  • File lương mỗi tháng bao gồm: bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển tiền qua NH có UNC photo, các bản ký nhận lương nhận tiền mặt của người lao động
  • Hồ sơ lao động, hợp đồng lao động , quy chế lao động tại doanh nghiệp.
  1. Hồ sơ tài sản cố định ,Lưu từng tài sản cố định theo từng file riêng bao gồm các chứng từ sau:
  • Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
  • Quyết định phê duyệt, chỉ định thầu báo giá theo yêu cầu
  • Hợp đồng mua bán tài sản
  • Tài liệu kỹ thuật tài sản: Tờ khai nhập khẩu, giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật, tờ khai nguồn gốc nhập khẩu,Hóa đơn GTGT, Tờ khai nộp thuế trước bạ, giấy nộp tiền thuế trước bạ.
  • Biên bản giao nhận bàn giao tài sản đưa vào sử dụng
  • Quyết định khấu hao, thời gian khấu hao
  • Biên bản kiểm kê định kỳ tài sản
  • Quyết định luân chuyển tài sản
  • Các tài liệu liên quan
  1. Hồ sơ công nợ chia theo từng đối tượng
  • Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý, năm
  • Các biên bản thỏa thuận đối chiếu công nợ
  • Các quyết định xử lý công nợ
  • Công văn đòi nợ từng lần từng món
  1. Hồ sơ pháp lý tại doanh nghiệp
  • Biên bản họp, các quyết định của hộ đồng cổ đông, hội đồng quản trị
  • Đăng ký kinh doanh có công chứng từng lần thay đổi                                                                                                  II. HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỢP ĐỒNG
  1. Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại văn phòng kế toán
  2. Tập hợp và phân loại theo dự án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy
  3. Các hợp đồng nếu có từ 2 bản gốc trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, các bộ gốc còn lại có thể lưu trữ tại phòng hành chính hoặc các bộ phận khác theo yêu cầu
  4. Các hợp đồng nếu chỉ có một bản gốc thì sẽ lưu tại văn phòng kế toán, phòng khác có thể yêu cầu bản photo.
  5. Các bộ phận khác không được mượn bản gốc của phòng kế otasn mang ra ngoài. Trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền ký xác nhận cho mượn.
  6. Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ với các tài liệu sau: Tờ trình, kế hoạch, các bộ hồ sơ liên quan đến sơ thầu, hồ sơ thẩm định báo giá, hợp đòng gốc, phcuj lục, các phiếu chi, unc pho tô từng lần thanh toán, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý, các chứng từ nộp thuế, các hóa đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho, bảng tính lãi vay, biên bản thỏa thuận và các hồ sơ khác liên quan.

III.  Hệ thống lưu trữ hóa đơn chứng từ

  1. Lưu trữ từng phiếu các hóa đơn chứng từu kèm theo như sau:

-Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT.

  • Các UNC lưu cùng đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng có ký duyệt của ban giám đốc, các khoản chi từng lần theo khoản mục tờ trình tổng thể
  • Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có hóa đơn chứng từ gốc kèm theo.
  • Các khoản chi phí xăng dầu kèm theo km có xác nhận đội xe, phòng hành chính
  • Xác nhận trả gốc lãi nếu là khoản vay NH
  1. Các phiếu kế tán cần lưu
  • Hóa đơn mua hàng
  • Phiếu nhập kho
  • Hợp đồng mua
  • Đề nghị mua
  1. Các phếu xuất kho lưu cùng:
  • Đề nghị xuất kho có phê duyệt
  • Dự toán nguyên vật liệu
  • Biên bản giao nhận hàng

Chúc các bạn hệ thống lưu trữ chứng từ phù hợp với doanh nghiệp của mình.

MẪU LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
5 (1) vote